こんにちは！もっこ(@mocomocoblog)です！
仕事が全然進まないから、どんどん貯まっていってしまう。俺って要領悪いのかな。仕事を速く終わらせて、残業せずに速攻帰宅したい。
こういった悩みに答えます。
☑本記事の内容
- 仕事が遅い原因【7つ】
- 仕事を最速で進める方法【7つ】
この記事で紹介する「仕事が遅い7つの原因」と「仕事を最速で進める7つの方法」を理解すれば、今よりも仕事スピードが圧倒的に速くなります。
実際に私は、これから紹介する『7つの方法』を実践し、仕事を貯め込まず、速攻で片付けられるようになりました！
この記事を読めば、仕事が遅い原因と対処法がわかりますので、ぜひ最後まで読んでください！
目次
仕事が遅い原因【7つ】
仕事が遅い原因は以下のとおりです。
☑仕事が遅い原因
①計画をたてない
②後回しにしている
③集中力がない
④マルチタスク
⑤だらだら仕事してる
⑥完璧を求めている
⑦一人でやろうとしている
それぞれ具体的に解説します。
①計画をたてない
仕事を最速で進めるために「計画」は必要不可欠です。
なぜなら、見通しがたっていないと無駄な作業が増えてしまうからです。
例えば、食材の買い出しに行くとき。「料理」を想像しないで買ってしまい、食材買い忘れた。買い忘れてまたスーパーに行った。なんて経験ないでしょうか。まさにこれが見通しが立っていない証拠。ちゃんと買い物リストを作っていたらミスは防げたはず。
計画をたてないと、場当たり的な作業が増えてしまい、仕事が遅くなってしまいます。
「仕事は準備段階から始まっている」といっても過言ではありません。仕事を進める上で「計画たてる」のは超大事です。
②後回しにしている
何事も後回しにしていると、仕事はいつまでたっても終わりません。
報告書の提出期限、1ヶ月もあるし後からやればいいな！
こういって結局直前で焦ってしまう。よくありますよね。以前は私もそうでした。
何事も後回しにしてしまうと癖がついてしまい、知らないうちに仕事がどんどん貯まっていく。上司から「あの件どうなってるんだ」と言われるし。間に合わないと相手に迷惑をかけてしまいます。
後回しは、自分に精神的なストレスがかかってしまうので、デメリットだらけです。
③集中力がない
集中力がないと、仕事が遅くなってしまいます。
集中せずに仕事が速く終わる。こんなことありえないです。
ただ結論いっておくと、集中力が続かないのはあなたのせいではありません。
☑集中力の真実
集中力には「15-45-90の法則」があり、集中できる時間がだいたい決まっている。人間は長く集中できないようにできてるんです。
詳しくは「【午後もスッキリ】仕事の集中力が続かない原因と7つのコツを解説！」で解説しています。
④マルチタスク
マルチタスク（複数の仕事を同時に進める）も、仕事が遅くなる原因の1つです。
仕事をしていたら上司に「これすぐやってくれ」「あとこれもやってくれ」と言われてやっていたら、最初自分がやっていたことが全然進まなかった。あなたもこんな経験あるはず。
複数の仕事を同時進行でやってしまうと、集中力が途切れてしまって、効率が悪くなります。
そもそも人間の脳は「複数のことを同時に進める」が苦手。あなたの要領が悪いとかそういう問題ではないんです。マルチタスクを完璧にできる人がいるなら「ただの天才」です。
⑤だらだら仕事してる
- 定時のチャイムが鳴っても帰らない
- チャイム後、なんとなく職場に残る
- 翌日でもいいような仕事をしてしまう
あなたはこんな毎日を過ごしていないでしょうか。
期限を決めずだらだらしていると、いつまでたっても生産性は上がりません。
⑥完璧を求めている
完璧を求めると、仕事が速くなりません。
報告書を作って上司に見せる。すると「ここが違う。ここも違う。残念やり直し」こんな経験はないでしょうか。私もずっとそうでした。
完璧を求めすぎると、時間がかかってしまう。修正が入ったときに、とんでもない手戻りが発生してしまう。
「完璧」は、あなたの足を引っ張る魔物です
⑦一人でやろうとしている
一人でやることも、仕事を遅くする原因です。
新人の私たちは、基本一人で仕事を完遂できません。仕事をしていて、「上司に報告・連絡・相談しなかった仕事」はあったでしょうか。多分ないはず。
新人が仕事できるなら上司なんて不要。あなたの仕事は「チームでやることが前提」なんです。
能力も権限もない新人が一人でできるわけない。ゆえに、一人で仕事をやるのは非効率です。
仕事を最速で進める方法【7つ】
それでは、仕事を最速で進める具体的な方法を解説します。
☑仕事を最速で進める具体策
①上司に「目的」を聞く
②10秒で行動する
③スタートダッシュを利用する
④優先順位を決める
⑤残業しない
⑥常に80点を目指す
⑦まわりにすぐ相談する
①上司に「目的」を聞く
仕事を進める前に、上司に「仕事の目的」をよく聞きます。
この資料は「誰に向けて」「何のために」作るのか。この辺を聞いてから作ると、手戻り作業がなく、最速で仕事を片付けられます。
例えば、彼女へのプレゼント。自分が好きなゲームをプレゼントしないですよね。時計とかネックレスとか、彼女が喜びそうなものを選ぶはず。「目的」は「彼女を喜ばせること」だから。
上司に「この資料は誰に向けて、何のためにやるんですか」と聞く。聞けないなら調べましょう。
これを意識するといいです。理由は以下の通り。
この良い循環が生まれます！
②10秒で行動する
10秒で、即行動を心がけましょう。
トップ経営者の孫正義氏は「10秒以上考えるな」と社員に指導されているそうです。
人間の短期記憶は約10秒(7〜9単語)。10秒以上すぎると細かい情報はどんどん押し出されて忘れちゃいます。長文読んでて、最初に何書いてあったか読み返すなんてよくありますよね。
10秒以内で、すぐ取りかかる。終わらないとしても、見通したてるまでやめない。メールも下書き保存せず、速攻返信しましょう。
③スタートダッシュを利用する
人間は「スタートダッシュ」の15分が１番集中できます。
これは、前述した「15-45-90の法則」で説明しました。
15分を過ぎれば、仕事効率はどんどん落ちる。最初に一気にやりきることが大事です。
午前中の仕事は、午後の２倍以上の生産性があるそう。大変な仕事ほど「午前×スタートダッシュ」がいいです！
④優先順位を決める
仕事に優先順位をつけましょう！
「重要度」「緊急度」に分けて、管理していくのがベストです。
「優先順位①(クレーム、締切間近の仕事)」から片付けていきます。
優先順位で分ければ、無駄な仕事、やるべき仕事が明確になります。結果、最速で仕事できるのです。
たしかに「上司に言われたらすぐ行動する」はとても大事。でも、優先順位を決めずに、上司に言われたことをやっていると、あなたの仕事がなくなりません。
優先順位を決めてから、取り組みましょう！
実は優先順位②（読書、仕事の勉強）も大事だったりします。理由は、優先順位②をすることで生産性が上がるからです。
優先順位①、③が片付いたら②も積極的に。
⑤残業しない
今日から「残業しない」を心に刻みましょう。
仕事が遅いのは「残業前提」で仕事しているから。「どうせ残ればいいや」この考えだと、いつまでたっても仕事が速くなりません。
仕事に期限を決めて、その期限内に終わらせるようにしましょう。
段取りが多い仕事は、段取りごとに分けて期限をつける！こうすると、１つ１つに集中できるので、仕事効率がアップします！
⑥常に80点を目指す
完璧を求めず80点を目指しましょう！
仕事の結果が悪くてクビ。基本こんなことないですよね？
仕事は「一発勝負の入試」ではありません。どちらかというと、ペンキ塗りの感じ。修正したり、追加したり。変更前提でやっていくもの。
そもそも「相手の100点」と「自分の100点」が違うので、最初から完璧求めるのは意味ないです。修正前提で、常に80点くらいを目指す。これがベストです。
仕事の段階ごとに、方向性を上司に確認する。こうすると大筋がブレないので、やり直しを防げます！
⑦まわりにすぐ相談する
迷ったらすぐ相談しましょう。
新人の私たちが、単独で解決できる問題はほぼないです。
「いやいや。聞く前に自分で考えろよ」こう言われることもあります。たしかに、自分で考えるのも大事。でも「考えすぎ」はよくないです。
どれだけ長くても、一人で悩むのは15分くらいにしましょう。※15分はあくまで目安。自分で適切な時間を見つけてください。ちなみに、ソフトバンクの孫正義氏は「10秒」だそうです。
まとめ
新人の私たちが、仕事遅いのは当たり前。
ただ、何も考えずに仕事していると絶対成長しません。
今日紹介した具体的な7つの方法を、1つでもいいので始めてください。
①上司に「目的」を聞く
②10秒で行動する
③スタートダッシュを利用する
④優先順位を決める
⑤残業しない
⑥常に80点を目指す
⑦まわりにすぐ相談する
「夜遅くまで働くのがカッコいい」こんな時代は終わりました。現代は「ワークライフバランス」が重視される時代です。
あなたの仕事が速くなって、プライベートの時間が増え、より幸せな人生になることを願っています。
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